Организация процедур due diligence дебиторской задолженности и должников на предприятии

   

Автор: Дудин Алексей
Юрист, бизнес-консультант
Персональный сайт: www.adudin.ru

Статья опубликована:

Чем больше оборотные средства у компании имеется, тем шире у нее поле для совершения маркетинговых, финансовых и иных «маневров» в ходе хозяйственной деятельности. Оборотные средства включают в себя различные элементы, одним из которых является дебиторская задолженность. Основным источником образования дебиторской задолженности является предоставление отсрочки платежа при работе с клиентами. Поскольку «дебиторка» представляет собой деньги, которые у компании есть «де-юре» (в виде права требования), и которые отсутствуют «де-факто», то зачастую именно состояние и размеры дебиторской задолженности определяют размер оборотных средств, которыми компания может фактически пользоваться в ходе своей деятельности. Именно поэтому крайне важно периодически проводить процедуру due diligence дебиторской задолженности и должников.

Разговор «по понятиям»

Термин due diligence (от англ due diligence — должная добросовестность) означает всестороннее исследование деятельности компании, её финансового состояния и положения на рынке. (Согласно данным, размещенным на странице Википедии, посвященной due diligence по адресу: http://ru.wikipedia.org/wiki/Due_diligence)

Применительно к «дебиторке» процедура due diligence подразумевает исследование состояния дебиторской задолженности, а также деятельности компании, в ходе которой дебиторская задолженность образуется.

Целями процедуры due diligence дебиторской задолженности и должников является оценка:

  • текущего положения с «дебиторкой» и долгами
  • возможных рисков для компании как от существующей в компании системы работы с должниками и «дебиторкой», так и имеющихся долгов
  • путей улучшения работы компании в сфере управления дебиторской задолженностью.

Суть процедуры

Для проведения процедур due diligence дебиторской задолженности и должников требуется проанализировать:

  • существующую процедуру (алгоритм) оценки благонадежности клиента перед заключением сделки, порядок заключения договора и предоставления отсрочки платежа, а также взыскания просроченной «дебиторки» в случае ее возникновения
  • показатели и характеристики «дебиторки» (общий размер, средние сроки оборачиваемости, соотношение плановой и просроченной дебиторской задолженности и т.п.)
  • все непогашенные долги, историю их возникновения и предпринятые по ним действия, перспективы взыскания, либо избавления (списания, уступки и т.п.)

По результатам анализа указанных вопросов у компании появиться полная картина, которая с одной стороны покажет текущее положение дел, а с другой — «высветит» места, требующие внимания. Чтобы в этом убедиться, давайте рассмотрим более подробно указанные моменты.

Изучение существующей процедуры (алгоритма) оценки благонадежности клиента перед заключением сделки, предоставления отсрочки платежа, взыскания просроченной «дебиторки» позволяет понять является ли процесс формирования и погашения дебиторской задолженности управляемым и оптимальным для компании. Управляемость процесса подразумевает, что в компании имеются четкие и понятные документы, регламентирующие:

  1. проверку контрагентов до заключения сделки (кем, в какие сроки, каким образом, с использованием каких информационных источников и т.п.)
  2. оценку возможности предоставления отсрочки платежа соответствующему контрагенту (имеется возможность или нет, если да, то на какую сумму и на какой срок, кто вправе принять решение о предоставлении отсрочки платежа, какова вероятность возникновения просрочки платежа, какие можно использовать меры обеспечения исполнения обязательств и т.п.)
  3. заключение сделки (используемая форма договора, подписант, проверка полномочий на подписание договора и т.п.)
  4. контроль исполнения сделки (куратор договора, отслеживание хода исполнения сделки и документального оформления соответствующих действий по договору, а также получения оплаты по договору)
  5. работу с контрагентом в случае образования просроченной задолженности (ответственные лица, сроки, и набор действий по взысканию долга, включая совершение звонков, проведение встреч, направление писем, претензий, инициирования судебных процедур, стандартные формы используемых документов и т.п.)

Оптимальность определяется по результативности (т.е. достигается ли планируемый результат) и эффективности (ценой каких усилий, в какие сроки и т.п. достигается результат) соответствующих мероприятий.

В том же случае если указанные выше вопросы в компании вообще документально не регламентированы, то процесс формирования и погашения дебиторской задолженности протекает в компании стихийно, поскольку каждый из описанных этапов фактически зависит от опытности, ответственности, дисциплинированности сотрудников и их настроения. Неудивительно, что в компаниях, регулярно предоставляющих контрагентам отсрочку платежа, и не имеющих соответствующих регламентов бывает много различных долгов.

Представьте, насколько возросло бы количество ДТП, если бы дорожное движение не имело соответствующих правил. А теперь взгляните на свой бизнес. Если у вас нет четкого порядка процессом предоставления контрагентам отсрочки платежа и взыскания просроченных долгов, то риск «ДТП» с вашими оборотными средствами точно такой же, как езда на автомобиле «по наитию» без установленных правил дорожного движения.

Общий размер дебиторской задолженности дает возможность оценить какая часть оборотных средств компании находится в «замороженном» виде и как это отражается на финансово-хозяйственной деятельности компании. Соотношение плановой (срок погашения по которой, согласованный сторонами в договоре еще не наступил) и просроченной (срок погашения по которой, согласованный сторонами в договоре истек) дебиторской задолженности показывает как много контрагентов нарушают согласованные сроки и насколько велик объем работы с должниками.

Средние сроки оборачиваемости дебиторской задолженности позволяют оценить:

  • насколько экономически эффективна кредитная политика компании по предоставлению отсрочки платежа клиентам
  • насколько эффективны действия компании по работе с контрагентами-дебиторами.

Предоставляя клиенту отсрочку платежа, компания фактически лишает себя возможности использовать свои оборотные средства и предоставляет данную возможность клиенту. Безусловно, от подобной деятельности компания должна получать прибыль в виде наценки на продукцию (работы, услуги), реализуемые с отсрочкой платежа с учетом имеющихся рисков просрочки клиентом платежа. Кроме того, все действия сотрудников компании должны быть направлены на то, чтобы обеспечить как можно более быстрый возврат долгов компании.

Чем дольше сроки оборачиваемости дебиторской задолженности тем на более долгий срок компания «замораживает» свою «оборотку» и тем меньше экономический эффект от сделанной наценки на продукцию (работы, услуги), реализуемые с отсрочкой платежа. В том случае, если увеличение стоимости продукции (работ, услуг) при реализации с отсрочкой платежа не производится, а работа с просроченной «дебиторкой» ведется вяло, то фактически это прямой путь к появлению у компании убытков, размер которых тем больше, чем выше темпы реализации компанией продукции (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа.

Изучение всех непогашенных долгов, истории их возникновения и предпринятых по ним действий позволяет увидеть основные системные проблемы (т.е. встречающиеся из раза в раз) с должниками и «дебиторкой». Так, например, в результате анализа может быть выявлено, что у вашей компании имеется много долгов, перспективы взыскания по которым низкие, поскольку у вас «на руках» зачастую не имеется соответствующих документов, подтверждающих установленные договоренности об условиях работы с клиентом (например, имеется договор, подписанный «по факсу», а оригинал отправлен клиенту по почте и не вернулся от него), либо о факте выполнения вами взятых на себя обязательств (например, не оформлены акты выполненных работ, либо отсутствует оригинал доверенности от представителя компании-покупателя, получавшего груз).

Для того чтобы провести анализ необходимо составить общий список всех долгов, включающий исчерпывающую информацию по каждому из них. В числе необходимой информации по каждому непогашенному долгу следует указывать:

  • наименование дебитора,
  • описание дебитора (год регистрации, местонахождение, вид деятельности, руководство и собственники, длительность сотрудничества, кредитная история и т.п.)
  • сумму долга,
  • лицо, принявшее решение о предоставлении отсрочки платежа,
  • условия, на которых была предоставлена отсрочка платежа,
  • длительность просрочки платежа со стороны должника,

Анализ общего списка долгов удобно проводить, когда все имеющиеся у компании долги разделены на несколько групп в зависимости от длительности просрочки платежа контрагентом. Так, например, можно выделить группы долгов просрочка платежа, по которым составляет до 30 дней, от 31 до 90 дней, от 91 дня до трех лет и от трех лет до «бесконечности».

  • историю взаимоотношений с дебитором по вопросу погашения долга,
  • указание на наличие факторов, могущих осложнить взыскание (например, сведения о причастности должника (собственников и/или руководства) к людям «из власти» или представителям «организованной спортивности» и т.п.)
  • перспективы взыскания долга (исходя из оценки наличия документального подтверждения долга, сроков исковой давности, факторов, могущих осложнить взыскание и т.п.)
  • вероятную стоимость взыскания долга в случае, когда это возможно оценить (исходя из предполагаемой трудоемкости и размеров оплаты труда собственных специалистов, либо привлеченных юристов, коллекторов и т.п., командировочных расходов, размеров государственных пошлин и т.п.)
  • возможность избавления от долга путем списания, уступки какому-либо лицу, заинтересованному в «накоплении» прав кредитора к должнику компании и т.п.

При анализе общего списка всех долгов и должников, помимо прочего важно оценить деятельность персонала, причастного к предоставлению клиентам отсрочки платежа и последующему взысканию просроченной задолженности, если она возникает. Частые случаи необоснованного предоставления отсрочки платежа клиентам, либо вялой работы по взысканию долгов могут свидетельствовать как о безответственном отношении персонала к выполнению своих обязанностей, так и о наличии мошеннических схем. Так, например, руководитель отдела продаж, наделенный руководителем компании правом предоставлять отсрочку платежа может без всяких на то оснований «по тихому» поставить товар с отсрочкой платежа аффилированной компании (принадлежащей ему, либо его родственникам, друзьям, знакомым и т.п.) и затем всячески замедлять процесс взыскания задолженности (говорить руководителю о достигнутых договоренностях о погашении долга «на днях», не предоставлять юристу необходимые документы по причине утраты, не возвращения от контрагента и т.п.). В итоге аффилированная компания продает товар и получает прибыль, а также использует полученные от продажи товара деньги (до момента, когда задолженность будет взыскана с аффилированной компании) в качестве оборотных средств для дальнейшей деятельности. А компания-поставщик, в которой работает недобросовестный начальник отдела продаж, имеет непогашенную клиентом задолженность и «замороженную» часть оборотных средств.

Кому поручить?

Проводить процедуру due diligence дебиторской задолженности и должников на предприятии можно как своими силами, так и силами привлеченных консультантов. Плюсами проведения указанных процедур при помощи собственных сотрудников является отсутствие дополнительных финансовых затрат, а также более глубокое понимание сотрудниками специфики бизнеса, которым занимается предприятие. Минусами — наличие боязни у сотрудников сообщить неприятные новости руководству по результатам проведенных исследований, а также риск пропуска ряда важных обстоятельств в силу «замыленности» взгляда штатных специалистов. Соответственно плюсами приглашения независимого консультанта является получения свежего взгляда и более объективной информации по поводу текущего положения дел в компании. Минусами — дополнительные затраты на выплату вознаграждения приглашенным специалистам.

В любом случае, какой бы вариант не был выбран, важно определить частоту и порядок проведения процедуры due diligence дебиторской задолженности и должников, с тем, чтобы этот процесс был одним из элементов управления компанией, а не протекал стихийно. Так, например, можно определить, что проведение указанных процедур будет производиться ежегодно по окончании финансового года комиссией, состоящей из собственных сотрудников (финансового директора, главного бухгалтера, начальника юридического отдела), а раз в три года будут привлекаться независимые консультанты.

Ключевой момент

По результатам хорошо проведенной процедуры due diligence дебиторской задолженности и должников компания получает все необходимые сведения о текущем положении дел, имеющихся рисках и путях улучшения. Указанные сведения сводятся сотрудниками компании или независимыми консультантами (в зависимости от того кто проводил процедуру) в большой и красивый отчет, который затем вместе с устным докладом представляется руководству и собственнику компании. Руководитель и собственник слушают доклад, изучают отчет, размышляют над полученной информацией.

И здесь наступает ключевой момент — что будет дальше. Станет ли подготовленный по результатам процедуры due diligence дебиторской задолженности и должников пылиться в кабинетах руководителя и собственника компании, либо же будет активно использоваться для активной работы с имеющимися долгами и предотвращения будущих долгов.

В том случае, если отчет становиться основной для принятия соответствующих управленческих решений и бизнес-процессы компании претерпевают необходимые изменения, то компания получает реальную пользу от ресурсов (денежных, временных и прочих), затраченных на проведение процедуры due diligence дебиторской задолженности и должников.

Если же полученный руководителем или собственником отчет после беглого просмотра отправляется в качестве украшения на полку, то компания проигрывает от этого как минимум дважды. Во-первых, «воз» с имеющимися проблемами остается на месте, во-вторых, ресурсы, использованные для проведения процедуры due diligence дебиторской задолженности, оказываются «выброшенными в корзину».

Именно поэтому, после получения и изучения отчета собственник и руководство компании, заботящиеся об интересах компании, должны совместно с соответствующими сотрудниками составить и утвердить программу действий (со списком мероприятий, сроками, ответственными лицами и т.п.) по взысканию имеющихся долгов и программу по оптимизации дальнейшей работы с «дебиторкой» и должниками.

Поделиться в соцсетях: