Пять правил эффективного менеджера

Автор: Дудин Алексей
Юрист, бизнес-консультант
Персональный сайт: www.adudin.ru

Опубликовано в издании Волгоградской торгово-промышленной палаты «Южный деловой вестник» № 304 (3) от «31» марта 2016 года, стр. 4.

Правило первое - «Всегда знай чего хочешь и ставь четкие цели».

Автор статьи Алексей Дудин Чтобы действовать эффективно важно иметь перед собой четкие цели. Это справедливо как для деловой сферы жизни, так и для личной. В противном случае можно уподобиться капитану корабля, который полным отправил управляемое им судно в море, не подумав к какому порту и через какое время он хочет прибыть и какой запас провизии и других необходимых вещей взять в начавшееся путешествие.

Наличие целей дает ясное понимание вектора движения (как в жизни, так и в бизнесе), а также возможность оценить результативность осуществленной деятельности (достигнуты ли поставленные цели) и ее эффективность (каково соотношение выгоды от достижения цели с понесенными временными, финансовыми и прочими затратами).

Имея размытую и неопределенную цель, человек редко добивается ее достижения. Когда стрелок вместо «яблочка» метится «куда-то туда», то он и попадает не в «десяточку», а «куда-то туда». Тот же, кто ориентирован на центр мишени попадает в точно цель. Если не с первого раза, то через какое-то время, каждый раз беря нужную поправку. Тот же кто стреляет все время сам не понимая куда, не может сделать необходимую поправку, потому у него нет критериев по которым он поймет какие именно коррективы ему необходимо сделать. Как говорится, если не знаешь куда плывешь, то ни один ветер не будет тебе попутным.

Именно поэтому успешные люди знают чего они хотят и имеют четкие цели. Хотите присоединиться к их числу — научитесь искусству постановки целей. Для этого используйте технологию SMART (цель должна быть конкретной, измеримой, привлекательной, реалистичной, определенной по времени) или любую другую аналогичную (принцип «ВОДКИ», методика «хорошо сформированный результат», методика «ЧИРКОРЯ» и т.п.).

Правило второе - «Проводи делегирование полномочий и ответственности, а также постановку текущих задач подчиненным грамотно».

Порой опытные менеджеры шутят «Делегируй или умри!». Им в отличие от новоиспеченных руководителей ясно, что первое лицо компании (департамента, службы, отдела) не может и не должно делать все самостоятельно. Его задача осуществлять руководство. Это значит, что менеджеру необходимо делегировать подчиненным ответственность и полномочия, а также ставить текущие задачи, либо «умереть» в роли руководителя и стать фактически таким же рядовым сотрудником как и остальные сотрудники компании (департамента, службы, отдела).

Крупному американскому политическому деятелю Дэниелу Уэбстеру принадлежат следующие слова «Люди вместе могут совершить то, чего не в силах сделать в одиночку. Единение умов и рук, сосредоточение их сил может стать почти всемогущим». Руководителю важно постоянно вспоминать эти хорошие слова, особенно, когда появляется желание вместо того, чтобы дать какое-то поручение подчиненному сделать все самому.

Но понимать важность делегирования не значит уметь это делать.

Дать задание подчиненному в стиле «пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что» или в стиле «вы трое все за это ответственны» может быть для руководителя еще хуже, чем пытаться все делать самому.

Во-первых, потому, что туманные задания, либо вообще остаются непонятыми со стороны подчиненных и в силу этого невыполненными, либо понятыми неверно и в силу этого выполненными так как это смогли понять подчиненные. Что касается назначения вместо одного одновременно двух, трех и более ответственных, то это порождает безответственность, поскольку в большинстве случаев каждый из назначенных сотрудников надеется на другого и ничего не делает. Во-вторых, потому, что подобные акуты делегирования и постановки текущих задач рождают в голове подчиненных логичную мысль о том, что их руководитель как минимум странный человек, а как максимум просто некомпетентный руководитель. Итог плачевен, авторитет руководителя и лояльность подчиненных сотрудников заметно снижается, что сказывается на результативности и эффективности работы.

Чтобы грамотно делегировать полномочия и ответственность, а также осуществлять постановку текущих задач подчиненным достаточно следовать простому алгоритму:

  1. Определить какие именно полномочия и ответственность будут делегированы (какая задача будет поставлена) с помощью технологии SMART или иной аналогичной;
  2. Определить ресурсы, которые будут необходимы для результативного и эффективного выполнения поручения и убедиться в том, что их наличие может быть обеспечено;
  3. Определить одного конкретного сотрудника (исходя из его опыта, квалификации, личностных особенностей), которому следует делегировать полномочия и ответственность (поручить выполнение задачи);
  4. Четко и внятно довести всю необходимую информацию до подчиненного сотрудника;
  5. Убедиться, что сотрудник понял, что от него хотят;
  6. Стимулировать сотрудника к результативной и эффективной работе по выполнению поручения (важно не только и не столько задействовать материальную, сколько нематериальную мотивацию).

Правило третье - «Не трать время на «пустые» совещания, организовывай и проводи только продуктивные совещания».

По мнению некоторых руководителей и специалистов в области менеджмента, именно «пустые» совещания с непонятными итогами являются основным «поглотителем» времени и способом «сливать в канализацию» деньги компании. Простой пример. Если на одном «пустом» двухчасовом совещании присутствовало пять сотрудников компании с ежемесячной заработной платой 30 000, плюс руководитель компании с заработной платой 50 000 рублей, то в результате неэффективного использования рабочего времени, они за время своих посиделок «слили» почти 2 500 руб., а если быть точным то, 2 426 руб. * (см. примечание автора в конце страницы).

Если «пустое» совещание в течение месяца проведено не один, а раз 5-10, то размеры потерь компании на порядок больше.

Чтобы совещания приносили положительные результаты, а не были «пустой» говорильней, необходимо организовывать и проводить их продуктивно. Для этого достаточно лишь следовать простому алгоритму:

  1. Определить необходимость и целесообразность проведения совещания. Если решить необходимый вопрос можно без совещания, его следует решить без совещания.
  2. Четко поставить цель совещания (по технологии SMART или иной аналогичной), определить допустимый бюджет времени на совещание и примерный план совещания.
  3. Определить кого необходимо пригласить на совещание. Ни одного лишнего человека (для количества) на совещании быть не должно.
  4. Провести совещание в соответствии с поставленной целью, определенным бюджетом времени и планом проведения.
  5. Подвести итоги, в том числе зафиксировать письменно принятые по итогам совещания решения, поставленные на совещании задачи подчиненным и т.п. (например, в виде протокола совещания).
  6. Проконтролировать выполнение решений и задач, принятых (поставленных) на совещании.

Правило четвертое - «Хорошо отдыхай».

Если работа превалирует над отдыхом, либо отдых не эффективен, то мы начинаем испытывать стресс, теряем мотивацию к работе и т.п. Именно поэтому важно научиться в процессе своей деятельности разумному чередованию работы и отдыха.

Чаще всего мы устаем:

  • от хаотичного переключения внимания с одного дела на другое;
  • от длительного и монотонного занятия одним делом.

Хороший отдых дает нам занятие, которое существенно отличается от того дела, которым мы занимались в предшествующий период. Если мы долго сидели за монитором и работали умственно, то наилучший отдых – небольшая физическая активность, например пятиминутная офисная гимнастика.

Важно научиться эффективно отдыхать:

  • в течение рабочего дня;
  • после рабочего дня;
  • между рабочими периодами (на выходных, в отпуске).

Во время отдыха важно максимально погрузиться в процесс релакса и прочувствовать весь его кайф. Одним словом – «поймать» момент и насладиться им. Если во время отдыха мыслями возвращаться к работе, то эффективность отдыха заметно снижается. Поэтому, делая большой или малый перерывчик в течение дня, полностью погружайтесь в него, напрочь отметая на время отдыха все заботы и дела. Аналогичным образом следует организовывать свой отдых после рабочего дня, а также на выходных и в отпуске. Нужно стремиться добиваться максимального переключения по сравнению с выполняемой работой. С помощью своей фантазии, советов родственников, друзей, клиентов, коллег, партнеров необходимо постоянно пополнять список возможных видов отдыха, которые позволяют отвлекаться от выполняемых дел и заряжаться энергией.

Правило пятое - «Постоянно развивайся».

Пять правил эффективного менеджераСуть правила более чем проста. Мир не стоит на месте. Все меняется. Каждый день, каждый месяц, каждый год. Предпочтения и требования клиентов, работодателей, коллег, партнеров уже не те что вчера, ситуация на рынке не та что в прошлом месяце, технологии не те что в прошлом году. Для того чтобы идти в ногу со временем важно регулярно уделять внимание собственному развитию и улучшению. Необходимо регулярно читать умные книги о личностном развитии и бизнес-технологиях, общаться с прогрессивными в профессиональном и личном отношении людьми, время от времени посещать тренинги (семинары, вебинары и т.п.) и использовать другие имеющиеся возможности для получения новых знаний и развития.


* Примечание:

Расчет стоимости приведенного мной примера «пустого» совещания не был опубликован в «Южном деловом вестнике». В связи с чем, для желающих проверить арифметику даю расшифровку указанной в статье суммы:

1) Определяем стоимость 1 часа работы специалиста: оклад 30 000 рублей делим на 165 рабочих часов календарного месяца = 182 руб.

2) Определяем стоимость 1 часа работы руководителя: оклад 50 000 рублей делим на 165 рабочих часов календарного месяца = 303 руб.

3) Определяем стоимость «пустого» совещания: (182х2х5) + (303х2) = 1 820 руб. + 606 руб. = 2 426 руб.


Дудин Алексей Сергеевич
+7 (988) 960-01-01