Разработка политики по товарному кредиту

Автор: Дудин Алексей

Юрист, бизнес-консультант

Персональный сайтч: www.adudin.ru

Статья опубликована:

• в Справочнике Возврат долгов. Практическое руководство по работе с должниками и управлению дебиторской задолженностью» (октябрь 2012 года) издательства «Форум Медиа» (по условиям договора № А507/12 от 14.08.2012 г., заключенного между Дудиным А.С. и Издательством «Форум Медиа» перепечатка статьи с сайта Дудина А.С. или справочника в котором она была опубликована возможна только после получения на то согласия издательства)

Проблемы с «дебиторкой» могут привести к различным негативным для бизнеса ситуациям. Нехватка оборотных средств, необходимость тратить время и другие ресурсы на взыскание долгов, горечь досады от обнаружения безнадежных с точки зрения взыскания долгов – вот лишь малый перечень возможных сложностей с дебиторской задолженностью.

Полностью избежать проблем с «дебиторкой» возможно, только если полностью отказаться от кредитования своих контрагентов. В условиях жесткой конкурентной борьбы за существование на рынке и привлечение новых клиентов, это вряд ли возможно.

Однако неизбежность возникновения долгов не означает, что можно махнуть рукой на дебиторскую задолженность компании. Как раз наоборот. Важно разработать правила предоставления контрагентам товарного кредита. Точно также как наличие правил дорожного движения и их соблюдение водителями и пешеходами помогает снизить риск дорожно-транспортных происшествий, правила кредитования клиентов помогают минимизировать вероятность просрочки возврата товарного кредита со стороны их получателей, а также образования сомнительных и безнадежных с точки зрения взыскания долгов.

Данная статья расскажет Вам о том, как это грамотно сделать.

Что такое товарный кредит

В предпринимательском обиходе под термином товарный кредит порой подразумевают предоставление клиенту отсрочки платежа по поставляемым товарам. Однако это является ошибочным. Рассмотрение отсрочки платежа возможно в качестве кредита, однако не товарного, а коммерческого. Согласно положениям статьи 823 Гражданского кодекса РФ «договорами, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг (коммерческий кредит), если иное не установлено законом».

Что касается правовой природы и сути товарного кредита, то им посвящена статья 822 Гражданского кодекса РФ, положения которой гласят, что сторонами может быть заключен договор, предусматривающий обязанность одной стороны предоставить другой стороне вещи, определенные родовыми признаками (договор товарного кредита). К такому договору применяются правила параграфа 2 главы 42 «Заем и кредит» Гражданского кодекса РФ, если иное не предусмотрено таким договором и не вытекает из существа обязательства.

Учитывая приведенные положения законодательства, товарный кредит по своей сути представляет собой те же самые отношения, что и обычный денежный кредит, с той лишь разницей, что предметом кредита выступают не деньги, а вещи, определяемые родовыми признаками.

Кому и зачем нужна регламентация процесса выдачи товарного кредита

Вы можете представить себе банк, сотрудники которого раздают крупные суммы денег в виде займов и кредитов «как им Бог на душу положит», т.е. без правил, инструкций, внутренних стандартов? Думаю, что подобную ситуацию вряд ли можно увидеть в действительности. Причина подобного положения проста – банки знают, что если не регламентировать порядок и условия выдачи кредитов, то банкротство банка будет не за горами.

Отсутствие критериев для оценки благонадежности клиента на этапе выдачи кредита, невнимательность при заключении кредитного договора, несохранность документов, подтверждающих факт и условия выданного кредита все это, а также многое другое приводит к тому, что деньги банка безвозвратно уходят как «вода в песок».

Товарный кредит, как было сказано выше, представляет собой обычный кредит, предоставляемый только не в виде денег, а в виде вещей, определяемых родовыми признаками. В связи с этим, казалось бы очевидным, что порядок и условия выдачи товарного кредита должны быть регламентированы в компании подобно тому как это имеет место быть в банковской отрасли. Однако, по факту многие фирмы, предоставляющие товарный кредит работают без документальной регламентации необходимых моментов. В каждом случае сотрудники и руководство «изобретают велосипед», когда решают, как им проверить клиента на благонадежность, как оформить с ним документы и т.п. Это приводит, с одной стороны к тому, что на заключение каждой сделки уходит больше времени чем могло бы, а с другой к тому, что какие-то важные моменты и нюансы упускаются из вида в силу забывчивости сотрудников и отсутствия четкой письменных инструкций (стандартов, положений и т.п.), которым они бы следовали при выдаче товарного кредита. Кроме того отсутствие внутренних письменных правил и инструкций приводит к тому, что успешность и грамотность оформления сделок по предоставлению товарного кредита и взысканию долгов зависит от опытных сотрудников компании. В том случае, если кто-либо из числа компетентных сотрудников «зазвездится» и покинет компанию, то сразу после ухода опытного специалиста количество ошибок при выдаче товарного кредита тут же возрастет, что приведет к ощутимым финансовым потерям.

Учитывая приведенные обстоятельства можно однозначно утверждать, что письменная регламентация процесса выдачи товарного кредита важна и нужна каждой компании, которая занимается данным видом деятельности. Это позволяет не только минимизировать риски компании в плане образования долгов, но и создает защитные механизмы для компании на случай появления в коллективе «звезд» и их ухода из компании.

Политика всему голова

Первым шагом на пути к наведению порядка с выдачей товарных кредитов является разработка корпоративной политики по данному вопросу. Политика представления собой определение ключевых принципов, которыми будет руководствоваться компания при работе с товарным кредитом. При этом политика обязательно должна быть зафиксирована на бумаге в виде соответствующего документа, утвержденного руководителем компании.

Ценность политики в том, что она позволяет создать систему четких ориентиров в работе. Если по какой-то причине во внутренней документации компании не будет конкретных указаний по той или иной ситуации, то сотрудники смогут найти правильный для компании выход, руководствуясь принципами, содержащимися в корпоративной политике по работе с товарным кредитом. Как говорится, «понимание нескольких принципов заменяет знание сотни фактов».

Состав принципов, входящих в корпоративную политику, их формулировки, а также количество определяются компанией самостоятельно. На практике, объем и содержание политики зависят от того каким видом деятельности занимается компания, каковы ее масштабы и рыночная стратегия и т.п.

Среди принципов корпоративной политики по работе с товарным кредитом могут быть, например, такие как:

• Перед выдачей товарного кредита всегда проводить проверку получателя товарного кредита на благонадежность и платежеспособность при помощи доступных средств (источников информации)
• до заключения договора о предоставлении товарного кредита всегда проводить анализ вероятности просрочки возврата товарного кредита его получателем (исходя из информации собранной о контрагенте в ходе проверки)
• Тщательно контролировать оформление договора о предоставлении товарного кредита (и сопутствующих документов), а также хода его исполнения
• Всегда напоминать контрагенту о приближении срока возврата товарного кредита (звонком, письмом и т.п.
• Все договоренности об изменении существующих обязательств по товарному кредиту (переносе срока возврата товарного кредита, изменении плата за предоставленный товарный кредит и т.п.) оформлять письменной
• В момент возврата товарного кредита тщательно контролировать качество, количество и другие возвращаемого товара
• В случае возникновения просрочки возврата товарного кредита предпринять все возможные меры для взыскания образовавшегося долга (с обязательным сбором документов, подтверждающих совершенные действия по взысканию долга)
• В рамках взаимодействия с получателем товарного кредита, допустившим просрочку возврата товарного кредита всегда вести себя корректно (сохранять деловой стиль общения)
• Списание долга по невозвращенному товарному кредиту – крайняя мера, когда действительно нет никакой возможности взыскать долг
• Ежемесячно проводить анализ работы компании по товарному кредитованию и искать пути ее улучшения (повышения результативности и эффективности)

Порядок работы с товарным кредитом – технология «шаг за шагом»

Определив корпоративную политику, следующим шагом в наведении порядка работы с товарным кредитом является регламентация процедурных моментов. Сделать это лучшего всего в виде отдельного документа, который будет последовательно описывать весь порядок совершения действий от принятия решения о предоставлении товарного кредита до взыскания долга, если таковой образуется. Должностные инструкции с закреплением соответствующих права и обязанностей сотрудников также необходимы, однако, к их разработке (либо к изменению существующих) имеет смысл приступать после разработки положения о работе с товарным кредитом.

В пользу первичной разработки именно положения можно привести следующие аргументы.

Во-первых, наличие одного документа позволяет сформировать у руководства компании и ее действующих сотрудников целостное представление о том механизме работы с товарным кредитом, который будет внедрен в компании.

Во-вторых, наличие одного документа позволяет избежать дублирования зон ответственности у смежных подразделений и возможных конфликтов между ними на данную тему по типу «это должны делать вы, а не мы…».

В-третьих, в случае принятия новых сотрудников, чья деятельность будет связана с предоставлением компанией товарных кредитов, наличие единого положения о товарном кредите вместе с документированной корпоративной политикой позволит новичкам быстро понять принципы и увидеть в целостном виде механизм работы компании в сфере товарного кредитования.

Среди ключевых этапов работы с товарным кредитом, описание которых должно быть в положении по работе с товарным кредитом, имеет смысл выделить следующие моменты:

• проведение переговоров с потенциальным получателем товарного кредита
• проверка получателя товарного кредита на благонадежность и платежеспособность перед заключением сделки
• оценка информации о получателе товарного кредита и принятия решения о предоставлении товарного кредита, либо отказе в его предоставлении
• заключение договора о предоставлении товарного кредита и использование мер обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т.п.)
• контроль за ходом исполнения заключенного договора товарного кредита
• взыскание долга по товарному кредиту в случае его возникновения
• избавления от долга при невозможности его взыскания (путем уступки права требования другому лицу или путем списания долга)

Каждый из указанных этапов имеет смысл описать с пояснениями, а также с обязательным указанием ответственных лиц и сроков их выполнения. Для наглядности удобно использовать табличный формат.

№ п/п

Наименование этапа работы

Ответственное лицо

Сроки

Пояснения, ключевые моменты, примечания

По итогам разработки проекта положения по работе с товарным кредитом важно перепроверить:

• последовательность описания всех этапов работы
• наличие закрепленных за каждым этапом ответственных лиц
• отсутствие дублирования зон ответственности
• разумную детализированность пояснений по каждому этапу
• наличие четких сроков исполнения действий по каждому этапу

После того как положение о работе с товарным кредитом будет готово можно перейти к работе с должностными инструкциями сотрудников. В них будет полезно отразить как общие права и обязанности, так и конкретные действия, которые работники обязаны совершать по своей должности в рамках работы с товарным кредитом.

В зависимости от того, какой формат и вид имеют должностные инструкции сотрудников компании в них может быть как подробно описан должностной функционал по работе с товарным кредитом, так и краткое фиксация обязанности руководствоваться в своей деятельности положением по работе с товарным кредитом, а также другими локальными нормативными актами компании, выпущенными по данному вопросу.

Какой вариант из приведенных двух лучше – вопрос дискуссионный. Поэтому каждая компания решает его исходя из своих масштабов, принципов работы с документами, формата и вида должностных инструкций и т.п. Важно лишь обеспечить, чтобы как положение по работе с товарным кредитом, так и должностные инструкции были доведены до сведения соответствующих работников компании под подпись, и они имели доступ к данным документам (например, в виде заверенных печатных копий, или электронных копий, размещенных на сервере).

Обучение и мотивация сотрудников

Для того чтобы документы, регламентирующие работу с товарным кредитом, начали полноценно работать в компании, их необходимо грамотно внедрить.

Во-первых, требуется обеспечить знание и понимание сотрудниками компании тех положений и требований, которые содержатся в корпоративной политике, а также положении и инструкциях. Во-вторых, обеспечить стремление сотрудников следовать новым правилам работы с товарным кредитом. Помочь в достижении нужного результата может серия тренингов в рамках, которых будут отрепетированы новые сценарии работы с товарным кредитом, а также изменение существующей систему мотивации сотрудников, чья работа связанного с товарным кредитом, таким образом, чтобы данная система учитывала исполнение внутрифирменных документов по товарному кредиту.

Практика показывает, что если процесс внедрения новых правил работы с товарным кредитом будет идти «самотеком», то результаты будут оставлять желать лучшего. В противоположность этому компании, которые после разработки документов инициируют и контролируют их внедрение, достигают значительно более высоких результатов.