Защита от долгов

Автор: Дудин Алексей
Юрист, бизнес-консультант
Персональный сайт: www.adudin.ru

Статья опубликована:

  • в журнале «Профессия Директор», 2012, № 6, стр. 66-70

Любому бизнесмену, чья компания работает с клиентами на условиях отсрочки платежа, хотелось бы иметь меньшее количество долгов. Дебиторская задолженность уменьшает «оборотку», снижает доходность, создает проблемы со взысканием и т. п. А отказаться от кредитования клиентов нельзя, иначе они уйдут к более сговорчивым конкурентам.

Несмотря на то, что на первый взгляд проблема долгов кажется неразрешимой, это совсем не так. В любой компании можно выстроить систему процессов управления задолженностью, которая поможет снизить общий размер «дебиторки» и предотвратить появление сомнительных и безнадежных с точки зрения взыскания неплатежей.

Данная статья поможет вам создать корпоративную систему защиты от долгов.


Работа с задолженностью должна быть управляемым процессом

Наиболее часто проблемы с долгами у компании появляются в ситуации, когда она предоставляет отсрочку платежа всем клиентам без разбора, а также в случае, если внутренние процессы по оформлению, исполнению и контролю сделок на условиях отсрочки платежа идут «самотеком». Когда в компании имеют место оба приведенных явления, проблемы с долгами, как правило, очень быстро приводят к банкротству.

Для того чтобы избежать основных трудностей, связанных с задолженностью, необходимо сделать процесс работы с «дебиторкой» управляемым. Для этого требуется не так уж много.

Во-первых, проанализировать показатели имеющейся задолженности, а также ее предшествующую динамику. Одно из ключевых правил менеджмента: если хочешь чем-то управлять, то нужно измерять его показатели. Результаты исследования помогают понять, насколько существующее положение соответствует желаемому и в каком направлении необходимо двигаться, если планируемое с действительным расходится.

Во-вторых, требуется определить условия предоставления отсрочки платежа контрагентам. Важно, чтобы у сотрудников компании имелось четкое понимание того, каким клиентам, на какие сумму, срок и на каких условиях может быть предоставлена отсрочка платежа, а также о том, в чьих это полномочиях.

В-третьих, необходимо наладить механизмы проверки контрагента до сделки. Оценка платежеспособности и благонадежности покупателя, а также потенциальных рисков работы должна осуществляться по заранее определенным критериям. Чем меньше при этом будет «шаманства», тем более взвешенными и разумными станут решения о работе или отказе от работы на условиях отсрочки платежа с тем или иным контрагентом.

В-четвертых, важно регламентировать весь процесс оформления сделки по отсрочке платежа от момента подписания документов до исполнения и контроля сделки. Помимо продумывания всех шагов необходимо назначить ответственных за каждый этап, а также разработать формы документов, которые будут использоваться в работе.

В-пятых, требуется грамотно внедрить в компании новые правила работы. В случае если все разработанные инструменты и методы защиты от долгов останутся лишь на бумаге, пользы от этого фирме не будет. Более того, ее потери увеличатся, поскольку возникнут убытки вследствие бесцельно потраченных ресурсов организации на планирование мероприятий по работе с «дебиторкой».

В-шестых, важно периодически анализировать результативность и эффективность работы с задолженностью и при необходимости вносить изменения в действующий алгоритм.


Анализ состояния «дебиторки»

Если вы ни разу не анализировали свой бизнес по перечисленным пунктам, то сейчас самое время это сделать. Чем раньше будут выявлены проблемные места, тем больше шансов у компании уменьшить и предотвратить финансовые потери. Зоны, нуждающиеся в улучшении, есть у любой организации. Ведь, как шутят врачи, абсолютно здоровых нет, есть не до конца обследованные.

Полезно выяснить общий размер «дебиторки», соотношение просроченной и плановой задолженности (т. е. той, по которой срок погашения, согласованный сторонами в договоре, не наступил), обоснованной (т. е. возникшей на основании предоставления контрагенту отсрочки платежа по установленным в компании правилам) и необоснованной задолженности (т. е. предоставленной в нарушение установленных в компании правил).

Не лишним будет также проанализировать показатели просроченной задолженности путем разделения «дебиторки» на группы в зависимости от длительности просрочки: до 30 дней, до 60 дней, до 180 дней и свыше 180 дней. В отдельную категорию стоит выделить безнадежные долги — те, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.


Определение условий предоставления отсрочки платежа

Определение условий предоставления контрагентам отсрочки платежа позволяет сформировать в компании единый подход к кредитованию клиентов. В числе значимых должны быть, как минимум, такие условия как:

  1. длительность отсрочки;
  2. сумма сделки на условиях отсрочки платежа;
  3. размер процента (надбавка за предоставление отсрочки платежа), на который увеличивается стоимость товара (работы, услуги) по сравнению с ценой при приобретении на условиях предоплаты;
  4. лицо, полномочное заключить сделку на условиях отсрочки платежа;
  5. способы обеспечения исполнения обязательств, подлежащие обязательному использованию при заключении сделки на условиях отсрочки платежа

Все определенные компанией правила работы с контрагентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в соответствующих доверенностях.

Для удобства и наглядности все разработанные условия можно свести в таблицу, которая, например, может иметь следующий вид:

№ п/п Длительность отсрочки Сумма сделки на условиях отсрочки платежа

Размер процента (надбавка за предоставление отсрочки платежа), на который увеличивается стоимость товара (работы, услуги) по сравнению с ценой при приобретении на условиях предоплаты

Лицо, полномочное заключить сделку на условиях отсрочки платежа

Способы обеспечения исполнения обязательств, подлежащие обязательному использованию при заключении сделки на условиях отсрочки платежа

1 2 3 4 5 6






Кроме разработки условий отсрочки платежа важно определить, каким контрагентам она может быть предоставлена. Практика показывает, что наименьший риск образования просроченной «дебиторки» возникает при работе с контрагентами, которые:

  • давно присутствуют на рынке;
  • имеют стабильное финансово-экономическое положение;
  • обладают хорошей деловой репутацией;
  • приобрели положительную кредитную историю в предшествующий период сотрудничества (если таковое имело место быть).

В противоположность этому контрагенты, которые только что зарегистрированы, не владеют какими-либо активами, имеют минимальный штат персонала, не обладают наработанной репутацией и т. п., весьма часто становятся проблемными должниками. Именно поэтому полезно определить, каким компаниям может быть предоставлена отсрочка платежа, а каким нет. Сделать это можно путем заполнения таблицы:

№ п/п Отсрочка платежа (сумма, длительность)

Характеристики контрагента, при наличии которых может быть предоставлена отсрочка платежа

(срок существования, финансово-экономические показатели, деловая репутация, кредитная история)

1 2 3




Проверка контрагента

Проверка контрагента до заключения сделки необходима для того, чтобы определить возможность предоставления ему отсрочки платежа. При этом важно отметить, что для некрупных сделок проверку допускается осуществлять по упрощенной схеме, а для контрактов с большой ценой она должна быть тщательной и масштабной.

Упрощенная проверка может проводиться при помощи открытых источников в Интернете, благодаря которым можно удостовериться в правильности ключевых реквизитов, сообщенных контрагентом, а также получить сведения о его финансовых проблемах. Электронный сервис, размещенный на сайте Федеральной налоговой службы РФ, позволяет проверить факт регистрации юридического лица, его адрес, ОГРН, ИНН и т. п. Сведения об имеющихся у контрагента судебных процессах (с кем он судится, по какому поводу, на какую сумму, в т. ч. по вопросу признания контрагента банкротом) можно почерпнуть, обратившись к сервису «Картотека арбитражных дел» на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ . На сайте регионального Управления Федеральной Службы Судебных Приставов несложно выяснить наличие/отсутствие исполнительных производств, по которым наш контрагент является должником.

Информация, полученная из указанных источников, позволяет оценить вероятность финансовых потерь контрагента в результате взыскания с него судом денежных сумм или признания банкротом. Наличие сведений о банкротстве, помимо прочего, можно также проверить при помощи специального электронного сервиса на сайте газеты «Коммерсантъ».

В дополнение к перечисленным есть еще целый ряд других сайтов, которые можно и нужно использовать в рамках упрощенной проверки контрагента. Например, реестр банкротов, реестр недобросовестных поставщиков и т. п. Подробно рассказать обо всех открытых источниках информации, которые можно использовать для проверки благонадежности и платежеспособности контрагента, в рамках данной статьи не представляется возможным.

Для проведения «усиленной» проверки можно запросить у контрагента копии учредительных и регистрационных документов компании (нотариально заверенные), а также сведения о размерах чистых активов (в виде справки в произвольной форме), копии баланса и отчета о прибылях и убытках по состоянию на последнюю отчетную дату. Кроме того, можно лично посетить офис контрагента и запросить официальную выписку о клиенте из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. В зависимости от специфики бизнеса и заключаемых компанией сделок для проверки могут использоваться и другие мероприятия. При этом важно отметить, что при проведении «усиленной» проверки по умолчанию следует также выполнять действия, входящие в состав упрощенного варианта.


Регламентация процесса заключения, исполнения и контроля сделки

Регламентация процесса заключения, исполнения и контроля сделки важна, поскольку любая оплошность с документами может свести на нет все положительные результаты, достигнутые компанией благодаря разработке условий предоставления отсрочки платежа контрагентам, а также созданию механизма их проверки. В качестве примера могу привести ситуацию, с которой мне довелось столкнуться. Компания на условиях самовывоза отгрузила своему клиенту партию металлопроката. Приемку груза производил представитель руководства организации-покупателя. По причине отсутствия у него на момент приемки груза доверенности на его получение товарная накладная была передана сотрудником отдела продаж компании-поставщика вместе с грузом под обещание покупателя вернуть документ с отметкой о приемке груза на следующий день. Вопреки обещанию возврат товарной накладной не был произведен покупателем ни в оговоренный срок, ни через неделю. Оплаты за товар также не поступило. Долг удалось вернуть только спустя значительный промежуток времени благодаря титаническим совместным усилиям службы безопасности и юридического подразделения компании.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, важно четко определить лиц, ответственных за каждый этап сделки, а также действия и записи, которые должно совершить каждое ответственное лицо. Практика показывает, что вне зависимости от вида бизнеса, которым занимается компания, все заключаемые ею сделки можно разделить на четыре этапа.

  1. Подготовкам сделки на условиях отсрочки платежа.
  2. Заключение сделки (подписание договора).
  3. Исполнение сделки (кроме оплаты).
  4. Контроль поступления оплаты (в согласованные сроки).

Следовательно, требуется ясность по каждому приведенному этапу. Для удобства рекомендую всю необходимую информацию свести в таблицу, которая может иметь следующий вид.

№ п/п Этап сделки Ответственное лицо Обязательные действия и записи об их совершении
1 2 3 4
1. Подготовка сделки на условиях отсрочки платежа

2. Заключение сделки (подписание договора) на условиях отсрочки платежа

3. Исполнение сделки (кроме оплаты)

4. Контроль поступления оплаты (в согласованные сроки)


Внедрение новых правил работы с дебиторской задолженностью

Новые правила работы с «дебиторкой» важно не только разработать, но и грамотно внедрить в компании. В любом коллективе есть люди, которые рады изменениям, а есть и те, кто противится всяким нововведениям. Именно поэтому процесс внедрения необходимо заранее продумать, а его реализация должна идти под чутким контролем руководства компании.

Основными страхами персонала при осуществлении любых изменений является боязнь неизвестности, а также опасение потерять работу из-за появления новых методов и стандартов, позволяющих выполнять задачи силами меньшего количества работников. В связи с этим можно предпринять следующие шаги.

  1. Разработать план внедрения изменений со сроками, ответственными лицами и т. п.
  2. Оповестить всех о том, что будет происходить в компании, когда, с какой целью и в каком порядке. Сделать это можно по-разному — в зависимости от размеров фирмы и особенностей ее корпоративной культуры. Для одной организации важно провести общее собрание, для другой — рассылку информационного письма на электронные адреса всех сотрудников и т. п. В ходе оповещения важно подчеркнуть, что работники — это ценность для компании и проводимые изменения не приведут к каким-либо увольнениям и сокращениям. Важно также отметить позитивные стороны предстоящих изменений для сотрудников. В числе заманчивых «морковок» могут быть:
    • возможность для работников затрачивать меньше усилий на выполнение работы;
    • снижение числа конфликтных ситуаций в коллективе, возникающих из-за отсутствия ответственного лица за те или иные действия;
    • материальное стимулирование сотрудников, которые наиболее быстро и качественно внедрят изменения в свою работу и т. п.
  3. Провести обучение новым правилам работы с «дебиторкой».
  4. Контролировать ход внедрения изменений и по мере необходимости осуществлять действия, поддерживающие протекание этого процесса в запланированном объеме в намеченный срок.

Анализ и улучшение работы с «дебиторкой»

Жизнь не стоит на месте. Даже самый совершенный механизм со временем устаревает, поэтому требуется периодически анализировать и совершенствовать существующие в компании правила работы с дебиторской задолженностью.

Важно, чтобы все мероприятия, проводимые в рамках улучшения системы работы с «дебиторкой», приводили к повышению эффективности. Именно это имеет значение для компании, а отнюдь не показная весомость составленных документов, пылящихся на полках. Так, например, использование для проверки контрагента такого общедоступного источника, как Интернет, где можно многое узнать о потенциальном контрагенте, даст положительный результат, а, скажем, создание красочно оформленного корпоративного кодекса по работе с дебиторами может стать пустой тратой ресурсов компании, если данный инструмент не будет использоваться персоналом.

Дудин Алексей Сергеевич
+7 (988) 960-01-01